在當今時代，檔案管理需求持續(xù)增長，而傳統(tǒng)管理方式存在的局限性日益凸顯。為應對這一挑戰(zhàn)，市交通控股集團權(quán)屬交通集團今年決定引入智慧一體化檔案館管理控制系統(tǒng)，全面推動軟硬件的升級改造。

在管理智能化層面，構(gòu)建了以數(shù)字檔案室為核心的智慧化檔案管理工作平臺。該平臺集成了檔案管理的全過程，包括收集、整理、存儲、檢索、借閱審批及歸還等環(huán)節(jié)。這一平臺的實施顯著提升了檔案管理的規(guī)范性，有效避免了人工管理流程中可能出現(xiàn)的錯誤和不規(guī)范操作。同時，管理效率也大幅提升，繁瑣耗時的檔案操作得以在短時間內(nèi)精確完成，顯著降低了人力和時間成本。

在掃描數(shù)字化方面，依托智慧管理平臺，對室藏的文書檔案和業(yè)務檔案進行了全面的數(shù)字化掃描歸檔。經(jīng)過努力，已形成了數(shù)萬條電子條目，檔案數(shù)字化率超過90%。這不僅方便了檔案的存儲和檢索，也為檔案的長期保存和廣泛共享打下了堅實基礎(chǔ)。

數(shù)據(jù)安全化是此次升級的關(guān)鍵所在。新系統(tǒng)嚴格實施了“九防”措施，包括防火、防潮、防蟲等，確保檔案實體的安全。同時，采用先進的加密技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，保障數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的保密性。通過嚴謹?shù)臋?quán)限控制機制，明確不同人員的訪問權(quán)限，防止越權(quán)訪問。此外，檔案室的硬件設(shè)施也得到了同步升級，如安裝先進的防火報警設(shè)備和溫濕度調(diào)控設(shè)備，全方位保障檔案信息的保密性和完整性，為檔案管理工作的安全穩(wěn)定運行提供了可靠保障。